Gerenciamento no escritório: Saiba 7 dicas de como obter sucesso na administração

A profissionalização em Direito requer muito esforço e estudo. No entanto, apesar de formar profissionais excelentes, as instituições de ensino raramente preparam esses advogados para realizar um gerenciamento em seu próprio escritório.

Contudo, esse tipo de conhecimento se faz primordial para aqueles empresários que desejam promover a prosperidade da sua empresa, fazendo com que o negócio evolua e seja cada vez mais bem sucedido.

Assim como nos demais segmentos do mercado, a tecnologia chegou para proporcionar mudanças importantes nos escritórios de advocacia, promovendo a modernização dos processos e facilitando toda a coordenação dos ambientes institucionais.

Por isso, se você deseja aumentar a produtividade e alavancar o seu negócio através de ações gerenciais mais precisas, esse artigo é o ideal!

Importância da gestão de escritórios de advocacia

Muitas empresas, inclusive os escritórios de advocacia, têm investido fortemente nas ações de gestão de marketing e comunicação, como meio de atrair mais clientes e trazer mais visibilidade para a marca em meio a um ambiente tão competitivo.

Entretanto, sem que haja um bom gerenciamento de escritório, dificilmente essas ações serão tão produtivas como desejado. Isso porque, essa organização do ambiente de trabalho é fundamental para:

• Manter a equipe engajada;
• Aumentar a produtividade dos colaboradores;
• Controlar os gastos de recursos financeiros;
• Viabilizar investimentos mais seguros;
• Conquistar resultados ainda mais positivos.

Em contrapartida, a negligência com esse tipo de ação istrativa pode causar problemas sérios nos processos internos da empresa, provocando falhas nas estratégias de prospecção de clientes, compreensão sobre as necessidades do mercado e fidelização.

Além de causar a perda de clientes, a falta de conhecimentos acerca do curso de gestão financeira ou empreendedorismo por parte dos empresários, também provoca impactos bastante negativos na economia da instituição, podendo levá-la à falência.

Logo, é prudente assegurar a aquisição de conhecimento ou contratação de pessoas responsáveis, assim prevenindo quaisquer problemas.

Vantagens

O investimento em uma gestão de qualidade deixou de ser uma vantagem competitiva, exclusiva para as grandes empresas, e se tornou indispensável para o desenvolvimento e gestão de startups dos mais variados segmentos, inclusive do setor do Direito.

E isso se dá porque a gestão de negócios é um conjunto de estratégias que promove uma visão sistêmica de todo o ambiente de trabalho, alinhando os objetivos da empresa com a realidade dos processos organizacionais.

Essa ferramenta estratégica possibilita o aprimoramento do serviço desempenhado, da satisfação dos clientes e do alcance de metas, por meio do controle de todos os processos internos e da aplicação de conceitos aprendidos.

Em âmbito jurídico, o mercado tem se tornado cada vez mais complexo e as exigências do público exponencialmente maiores – inclusive devido ao grande aumento da concorrência. 

Afinal de contas, uma boa governança é capaz de proporcionar a capacitação eficiente dos recursos humanos, gerar tomada de decisões mais precisa (baseadas em dados), promover posturas e atitudes mais positivas e ainda permitir a identificação de pontos de melhora.

Formas de garantir o sucesso das suas ações gerenciais

De acordo com a ISO 9001, publicada em 2015, um gerenciamento empresarial qualificado deve se basear em 7 pilares principais que permitirão que as organizações conquistem mais eficiência e, assim, se consolidar no mercado com mais facilidade.

O foco no cliente, realização de uma liderança mais proativa, otimização constante dos processos internos, abordagem nos processos decisórios, boa relação com as alianças empresariais, adoção de uma visão sistêmica e controle de pessoal, são alguns dos tópicos.

Por isso, se você deseja obter sucesso no seu escritório de advocacia através da aplicação desses fundamentos básicos, uma boa forma de fazê-lo é por meio das seguintes dicas:

1. Atente-se com a gestão financeira

A atenção com os aspectos financeiros do seu escritório é fundamental para a realização de uma liderança proativa, para o aumento da produtividade e para o controle de todas as ações coordenativas da empresa. 

Afinal, as questões econômicas norteiam e permitem o funcionamento de qualquer negócio.

Neste sentido, investir em uma instituição que ofereça um bom curso de gestão financeira grade curricular, se faz imprescindível. Pois, com o auxílio desses fundamentos mais avançados, os gestores serão capazes de fazer adequadamente:

• Fluxo de caixa;
• Controle de custos;
• Acompanhamento das despesas mensais;
• Organização dos pagamentos;
• Aplicação de investimentos, entre outros.

Desta forma, é possível identificar os pontos onde é possível reduzir os custos e proporcionar mais economia, ao mesmo tempo em que fica mais viável encontrar os investimentos que mais trarão resultados satisfatórios para os negócios.

2. Realize um bom planejamento

O planejamento é a chave do sucesso para a maior parte dos grandes negócios e para os seus investimentos. Com os escritórios de advocacia não é diferente.

Isso porque, é através deste tipo de organização estratégica que os empresários são capazes de validar sua ideia de negócio no mercado, de definir o caminho pelo qual sua empresa deve trilhar e quais os meios devem ser recorridos para alcançar tais objetivos.

A estruturação de um bom planejamento de negócio é um dos assuntos abordados na faculdade de gestão de pessoas o que faz.

Por isso, uma das melhores formas de aprender a elaborar esse projeto com eficiência é investindo neste tipo de curso ou contratando um profissional capacitado nessa área.

3. Invista em softwares de gestão

A tecnologia está cada vez mais integrada em todos os aspectos do nosso dia a dia. E no ambiente corporativo o mesmo acontece.

Graças à criação de ferramentas digitais e à internet, os processos dentro de uma empresa de advocacia foram otimizados ou completamente automatizados.

Assim, os gestores obtêm um controle mais facilitado das tarefas e os trabalhadores podem deixar que softwares ou programas desempenhem alguns tipos de atividades que gastam mais tempo e concentração, podendo dedicar esse tempo livre às ações mais relevantes.

Neste cenário, softwares de gestão têm contribuído para o gerenciamento dos escritórios jurídicos, auxiliando no controle de prazos e despesas, atualização de processos, compartilhamento de documentações entre áreas da empresa e  redução do retrabalho.

4. Aprimore as estratégias de gestão de pessoas

Se as habilidades aprendidas no curso de gestão de pessoas faculdade podem ser muito valiosas durante o planejamento de um negócio, esses conhecimentos se tornam ainda mais importantes no processo de gestão e na organização dos trabalhadores contratados.

Afinal, a satisfação dos talentos da empresa – desde recepcionistas, até advogados – é capaz de garantir uma melhora na organização geral do escritório, aumento na produtividade individual e geral dos setores.

O aprimoramento da gestão de pessoas também gera uma maior motivação e consequentemente um crescimento na rentabilidade da empresa.

No entanto, essa satisfação não é algo que depende apenas dos indivíduos, mas de uma constante ação institucional que oferece reconhecimento do bom desempenho e dedicação através de bonificações, feedbacks ou auxílios extras para um trabalho mais agradável.

5. Aperfeiçoe o relacionamento com os clientes

Cada vez mais o cliente e a sua experiência com a marca têm se tornado a maior prioridade das empresas. Afinal, deste modo é possível aumentar o tempo com que esses indivíduos passam sendo clientes da empresa e ainda possibilitar o alcance de novos públicos.

Assim, com o crescente número de empresas competidoras no setor jurídico, fazer da construção e manutenção dos relacionamentos com os clientes uma prioridade para a gestão, tornou- se indispensável no processo de fidelização e de crescimento do negócio.

Atualmente existem inúmeros tipos de programas e softwares que auxiliam nesta tarefa de tornar os atendimentos jurídicos mais facilitados e satisfatórios.

Essas tecnologias permitem o compartilhamento de documentos entre cliente e advogado, fazendo com que o processo prossiga de forma mais rápida e confortável.

6. Coordene as atividades e metodologias

Outra forma de tornar a empresa mais rentável e produtiva é através da coordenação de todas as atividades desempenhadas e das metodologias utilizadas por cada funcionário. 

Pois, assim fica mais fácil analisar o desenvolvimento de cada projeto e de identificar os possíveis gargalos que atrapalham a conclusão do serviço.

O investimento em quanto tempo dura a faculdade de gestão de recursos humanos pode ser uma boa opção para ajudar a aprimorar essa coordenação e promover uma maior organização do escritório, bem como, a sincronia maior entre os colaboradores e gestores.

Além disso, a adoção de metodologias que funcionem a partir da divisão do trabalho por etapas e prazos também ajuda na monitoração das ações, na priorização das atividades mais urgentes e no alcance dos prazos.

7. Aprenda a gerir o crescimento do seu negócio

Muitos empresários passam muito tempo tentando expandir os negócios e conseguir mais clientes, mas se esquecem da importância de controlar e gerenciar esse crescimento de forma a garantir a qualidade do serviço prestado e a satisfação dos consumidores.

Afinal, se o número de clientes for muito maior do que o de advogados disponíveis, isso poderá sobrecarregar os profissionais e causar uma queda exponencial na produtividade e na qualidade do serviço realizado.

Por isso, a gestão de escritório é tão primordial. Ela possibilitará a criação de fluxos de trabalho mais organizados, que permitam uma avaliação detalhada sobre a viabilidade de absorção de novos clientes e da necessidade da contratação de novos funcionários.

Conteúdo originalmente desenvolvido pela equipe do blog It Business Fórum, site voltado para a veiculação de conteúdos relevantes sobre negócios, startups e estratégias para pequenas, médias e grandes empresas.